A importância e a estruturação de uma Ata de Reunião
A ata de reunião é um documento essencial que registra de forma organizada e objetiva os tópicos discutidos e as decisões tomadas durante uma reunião de projeto. Sua importância está na clareza e na facilidade de consulta posterior, garantindo que as informações relevantes sejam acessíveis e compreensíveis para todos os envolvidos.
A seguir, abordaremos a importância da organização da ata, a necessidade de se focar no entendimento dos tópicos discutidos em vez de uma transcrição literal, e como detalhar cada item da ata para maximizar sua eficácia e clareza.
Organização da Ata: Fundamental para consulta posterior
A organização de uma ata é crucial para que possa ser facilmente consultada no futuro. Um documento desorganizado e sem clareza pode levar a mal-entendidos e dificultar a recuperação de informações importantes, impactando negativamente a tomada de decisões e a continuidade das ações. Por isso, é essencial que a ata seja estruturada de maneira lógica e clara.
Folha de rosto
1. Identificação da Reunião:
A ata deve começar com informações básicas, como a data, horário de início e término. É recomendado também inserir uma numeração que seguirá a cronologias de todas as atas do projeto, assim como um número de revisão. Essas informações contextualizam o documento e facilitam a referência futura.
2. Presentes:
Na ata deve constar uma lista de participantes com os respectivos nomes, empresas e disciplinas.
3. Pauta:
Um resumo dos itens da pauta para consulta rápida também aumenta a eficiência.
Conteúdo
1. Itens numerados:
A numeração dos itens da ata auxilia na consulta e na referência para futuras discussões.
2. Envolvidos:
Recomendamos um campo onde conste os envolvidos no assunto do item. Desta maneira, mesmo que este não seja o responsável pela resolução, ele se inteire de uma questão que o afeta de alguma maneira.
3. Assunto:
Este é o principal campo da ata. A sequência dos assuntos discutidos deve ser registrada de maneira clara. Para cada tópico, é crucial descrever de forma objetiva o assunto tratado, as discussões ocorridas e as decisões tomadas. É importante evitar divagações e manter o foco nos pontos principais e nos resultados esperados.
4. Responsáveis:
Deve haver um campo para referenciar os responsáveis pela resolução do assunto discutido.
5. Prazos:
Um prazo deve ser estipulado na reunião para que a resolução ou os devidos encaminhamentos do assunto sejam cumpridos.
Foco no Assunto: Não transcrever, mas entender
Um dos erros mais comuns na elaboração de atas é tentar transcrever tudo o que foi dito durante a reunião. Esse método é ineficaz, pois resulta em documentos longos e difíceis de consultar.
Em vez disso, a ata deve focar no entendimento e no registro dos tópicos discutidos de forma objetiva e concisa, o que não quer dizer que uma discussão de 30min sobre uma incompatibilidade se torne apenas uma frase sem contexto e sem os porquês da tomada de decisão.
1. Discussões principais:
Em vez de transcrever todas as falas, a ata deve focar nas discussões principais e nas diferentes perspectivas apresentadas. Isso inclui as principais opiniões, argumentos e considerações que foram feitas. O objetivo é proporcionar uma visão geral das discussões que levaram às decisões finais.
2. Decisões tomadas:
A parte mais crucial da ata é o registro das decisões tomadas durante a reunião. Isso inclui as ações a serem realizadas, quem é responsável por cada ação e os prazos estabelecidos. Esse foco garante que a ata seja um documento útil e prático para o acompanhamento das atividades futuras.
3. Diretrizes e próximos passos:
Além das decisões, a ata deve incluir diretrizes e próximos passos. Isso pode envolver a definição de estratégias, a alocação de recursos ou a programação de reuniões futuras para revisar o progresso. O objetivo é garantir que todos saibam o que precisa ser feito e como proceder após a reunião.
Por exemplo, em uma reunião sobre um conflito de duto de ar com tubulações de hidráulica, em vez de registrar cada comentário feito, a ata deve resumir as principais preocupações, diretrizes e sugestões apresentadas, para finalmente constar a resolução:
“Gerenciadora aponta o conflito do duto de exaustão do conj. comercial 203 no teto do 2º pav. com a saída do vaso sanitário da un.310 do 3º pav.
Hidráulica informa que precisa de 20cm livres no entreforro para o cotovelo e pergunta se é possível a abaixar o duto.
Arquitetura informa que não há Pé direito suficiente, pois já está no mínimo estipulado pelo cliente.
Climatização informa que o ideal é relocar o duto para fora da projeção da virada do tubo, afim de evitar problemas de manutenção.
Arquitetura questiona se não seria possível fazer o caminhamento por fora da projeção do sanitário.
Climatização concorda e irá revisar na próxima emissão de projeto.”
Detalhamento do item: assunto, localização, envolvido se resolução
Como demonstrado no exemplo acima, para cada assunto discutido na reunião, a ata deve incluir detalhes específicos que ajudem a contextualizar a discussão e a decisão tomada. Esses detalhes são fundamentais para garantir que as informações sejam compreendidas de maneira clara e precisa.
1. Assunto:
Cada item da ata deve começar com uma descrição clara do assunto discutido. Isso ajuda a identificar rapidamente o tema tratado e a entender o contexto da discussão.Por exemplo, “conflito do duto de exaustão com tubulação”.
2. Localização no Projeto:
É importante indicar onde o assunto se encaixa no projeto, utilizando referências específicas como pavimentos, eixos, ambientes ou nomes de pilares. Isso ajuda a situar a discussão e a entender seu impacto no projeto. Por exemplo, “Pavimento 2, Eixo C-5, Sala de Reuniões”.
3. Envolvidos no Assunto:
A ata deve identificar os participantes envolvidos diretamente no tópico discutido, podendo ser apenas a disciplina. Isso é importante para atribuir responsabilidades e garantir que os envolvidos sejam informados e possam agir de acordo. Por exemplo, “Climatização, Hidráulica, Arquitetura”
4. Pontos Discutidos:
Para cada item, a ata deve listar os principais pontos discutidos, incluindo as diferentes soluções consideradas, as diretrizes propostas e as opiniões expressas. Isso oferece uma visão geral das discussões e ajuda a entender as razões por trás das decisões tomadas. Por exemplo, “Arquitetura informa que não há Pé direito suficiente, pois já está no mínimo estipulado pelo cliente.”
5. Resolução Tomada:
A ata deve registrar a resolução final para cada tópico, incluindo as ações a serem realizadas, os responsáveis e os prazos estabelecidos. Isso garante que todas as decisões sejam claras e possam ser acompanhadas de maneira eficaz. Por exemplo, “Climatização concorda e irá revisar na próxima emissão de projeto.”
Estrutura da Ata: Ordem cronológica da reunião ou agrupada por assuntos
A organização da ata pode seguir a ordem cronológica da reunião ou ser agrupada por temas, dependendo do que proporcionar maior clareza e facilidade de consulta. Isso é variável pois todos nós já participamos daquelas reuniões onde os assuntos ficam indo e voltando, ou, começam um assunto que aparentemente fica resolvido, quando em outro percebe-se que a resolução tomada não foi a melhor e retomam.
1. Ordem cronológica da Reunião:
Seguira ordem em que os tópicos foram discutidos pode ser útil para manter o contexto da reunião e entender a sequência das discussões. Essa abordagem é particularmente eficaz em reuniões que seguem uma agenda bem definida, onde os tópicos são abordados de forma linear. Ela também facilita a reconstrução da dinâmica da reunião e a compreensão do fluxo das discussões.
2. Agrupada por Assuntos:
Agrupar os tópicos por temas é especialmente útil em reuniões que abordam diversos assuntos inter-relacionados. Essa abordagem facilita a consulta posterior, permitindo que os leitores encontrem rapidamente todas as informações relevantes sobre um determinado tema ou projeto. Isso é ideal para reuniões mais complexas, onde os tópicos podem estar dispersos ao longo da discussão.
Revisão e aprovação: é mesmo necessário?
Após a elaboração, a ata deve ser revisada por todos os envolvidos para garantir que todas as informações relevantes foram incluídas e que o documento está claro e preciso. Em seguida, ela deve ser aprovada pelos participantes da reunião ou por um responsável designado.
Mas isso é mesmo necessário? Sim!
Os maiores prejudicados na falta de revisão são os próprios envolvidos. Como qualquer documento, a ata está sujeita a erros diferentes interpretações, ainda mais se tratando de assuntos técnicos!
A revisão pelo projetista assegura que o entendimento exposto está correto e sem margens para interpretações equivocadas. No futuro, quando ela for consultada porque o cliente quer saber porque tiveram que fazer uma sanca nova no ambiente, é necessário que se assumam as responsabilidades pelas motivações corretas.
Consulta posterior
A consulta posterior a uma ata de reunião deve acessar facilmente as informações discutidas e as decisões tomadas. Uma ata bem estruturada e detalhada permite que os participantes revisem os pontos principais da reunião, acompanhem o progresso das ações determinadas e verifiquem os prazos estabelecidos, facilitando o cumprimento de responsabilidades e a coordenação de esforços.
Além disso, a consulta assegura que a memória institucional seja preservada, permitindo uma continuidade mais eficiente dos projetos e a resolução de possíveis dúvidas ou conflitos que possam surgir ao longo do tempo.
Conclusão
Uma ata de reunião bem elaborada é um recurso valioso para qualquer organização empreendimento. Ela não apenas registra as discussões e decisões de maneira clara e organizada, mas também serve como um guia para a ação futura, garantindo que todos os envolvidos estejam alinhados e informados sobre o que precisa ser feito.
Ao seguir essas diretrizes e focar na clareza e na objetividade, é possível criar atas que não apenas documentam as reuniões de maneira eficaz, mas também facilitam a gestão e o acompanhamento das atividades e decisões dentro da organização incorporação.
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